Si diriges una pequeña empresa de mantenimiento, instalaciones o servicios técnicos, es muy probable que tu negocio se sustente sobre dos pilares: el esfuerzo incansable de tus técnicos y una (o varias) hojas de cálculo de Excel.
Es comprensible. Excel es una herramienta fantástica, flexible y, lo más importante, ya la tienes instalada. Parece gratuita. Al comparar un software de gestión profesional (GMAO) con una hoja de cálculo, el instinto del empresario prudente es pensar: "¿Para qué voy a pagar una cuota mensual si yo ya me apaño con mis tablas?".
Sin embargo, en el mundo empresarial, lo "gratis" a menudo sale muy caro. El coste de una herramienta no es solo lo que pagas por la licencia, sino el tiempo que te roba y el dinero que te hace perder por ineficiencia.
Hoy vamos a desglosar los costes invisibles que tu sistema actual te está generando, y que probablemente superan con creces la inversión en una herramienta como Maptainer.
1. El coste de la "Doble Entrada" de datos
Hagamos un cálculo rápido. Imagina que tus técnicos rellenan partes de trabajo en papel. Al final del día (o de la semana), alguien en la oficina tiene que descifrar esa letra, a veces manchada de grasa o café, y teclear los datos en el Excel o en el programa de facturación.
- Si tienes 5 técnicos y cada uno hace 4 avisos al día, son 20 partes diarios.
- Si tardas 3 minutos en procesar cada parte (leer, picar datos, archivar), estás gastando 1 hora diaria solo en administración básica.
- Eso son 5 horas a la semana. 20 horas al mes.
¿Cuánto vale la hora de tu administrativo o, peor aún, tu propia hora si eres tú quien lo hace los fines de semana? Un GMAO móvil elimina este coste al 100%: el técnico introduce los datos en el móvil y aparecen instantáneamente en tu oficina.
2. El agujero negro de los materiales "pequeños"
Este es el clásico dolor de las Pymes. Un técnico va a reparar un aire acondicionado. Usa tres metros de tubo, dos válvulas y una carga de gas. Lo apunta en un papel... o quizás piensa "luego lo apunto".
Si ese papel se pierde, o si el técnico olvida anotar las dos válvulas porque recibió una llamada urgente, ese material lo paga tu empresa, pero nunca se le cobra al cliente. Se estima que las empresas que gestionan inventario manualmente pierden entre un 5% y un 10% del material en "mermas" no facturadas. Con una app donde se selecciona el material al momento, ese agujero se cierra.
3. El tiempo perdido buscando información
"Oye, ¿te acuerdas qué le cambiamos a este cliente hace dos años?". Cuando la información está en Excels dispersos (o en carpetas físicas), responder a esa pregunta implica buscar en archivos antiguos. Mientras buscas, no estás vendiendo, no estás reparando y no estás gestionando.
Un sistema digital centralizado te permite ver el historial completo de un cliente o activo en segundos, incluso desde el móvil antes de llamar a la puerta. Eso no es solo comodidad, es imagen de profesionalidad ante tu cliente.
4. La imposibilidad de análisis geográfico
Excel es plano. No te dice dónde están tus clientes. Si tienes tres avisos pendientes, Excel no te avisa de que dos de ellos están en el mismo barrio y el tercero en la otra punta de la ciudad. Resultado: envías a tus técnicos a cruzar la ciudad innecesariamente, gastando combustible y tiempo.
Herramientas como Maptainer, basadas en mapas (GIS), te permiten visualizar tu negocio. Ver los avisos sobre el mapa te ayuda a tomar decisiones obvias que el Excel oculta: "Si Juan ya está en la zona norte, que haga él esos dos avisos".
Mantener tu empresa en papel y Excel no es una estrategia de ahorro, es un freno al crecimiento. El miedo a asumir un coste mensual por software es natural, pero debes mirarlo con la óptica del retorno de inversión.
Si un software te ahorra 20 horas de administración al mes, evita que se pierdan materiales y te permite hacer un aviso más al día gracias a la optimización de rutas... ¿te está costando dinero o te lo está regalando?
Digitalizar tu Pyme no es olvidar lo que sabes hacer, es simplemente cambiar una herramienta oxidada (el papel) por una herramienta de precisión (el GMAO móvil).