La transformación de la gestión basada en datos
La gestión del mantenimiento ha evolucionado drásticamente en las últimas décadas. Hemos pasado de un modelo basado puramente en la reparación de averías cuando estas ocurrían, a modelos preventivos y, más recientemente, predictivos. Sin embargo, para realizar esta transición con éxito, es necesario un cambio de mentalidad profundo: dejar de ver el mantenimiento como un centro de costes inevitable y empezar a gestionarlo como un área estratégica que aporta valor y sostenibilidad a la organización.
Para lograr este cambio, los datos son el combustible esencial. Un director financiero no toma decisiones basándose en intuiciones, sino en balances y cuentas de resultados auditables. De la misma manera, un gestor de infraestructuras o activos urbanos no debería tomar decisiones sobre renovación de equipos o asignación de personal basándose únicamente en la experiencia empírica o en sensaciones. Necesita indicadores clave de desempeño, conocidos universalmente por sus siglas en inglés como KPIs (Key Performance Indicators).
El problema fundamental al que se enfrentan muchas empresas y administraciones públicas es que calcular estos indicadores de forma manual, utilizando partes de trabajo en papel o hojas de cálculo desconectadas, es una tarea titánica y propensa a errores humanos. Es aquí donde un software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) como Maptainer se convierte en una herramienta insustituible. Al digitalizar el flujo de trabajo, el sistema recopila los datos en tiempo real y calcula estas métricas automáticamente, liberando a los gestores de la carga administrativa. A continuación, analizamos los cinco indicadores más críticos para la salud operativa de su infraestructura.
1. Tiempo Medio de Reparación (MTTR)
El MTTR (Mean Time To Repair) es, posiblemente, el indicador más directo de la eficiencia de su equipo de respuesta ante incidencias. Mide el tiempo promedio que transcurre desde que se notifica una avería hasta que el activo vuelve a estar plenamente operativo y funcional.
En un entorno de gestión manual, este cálculo suele ser impreciso porque depende de que el técnico recuerde apuntar la hora exacta de inicio y fin de la intervención, algo que raramente ocurre con precisión en situaciones de urgencia. Con un GMAO móvil, el cronómetro es digital y automático. Al reducir el MTTR, no solo se mejora la disponibilidad del servicio, sino que se reduce el impacto negativo en la ciudadanía o en la producción. Un MTTR elevado y sostenido puede indicar problemas subyacentes, como falta de formación técnica en el personal, carencia de repuestos críticos en el inventario o una mala planificación logística que retrasa la llegada de los equipos al lugar de la avería.
2. Tiempo Medio Entre Fallos (MTBF)
Mientras que el MTTR mide la eficiencia de la reparación humana, el MTBF (Mean Time Between Failures) mide la fiabilidad y calidad del activo físico. Indica cuánto tiempo pasa, en promedio, entre una avería y la siguiente en el mismo equipo o sistema.
Este indicador es vital para la toma de decisiones financieras de inversión (CAPEX). Si observamos a través del software que el MTBF de una serie de luminarias, bombas de agua o vehículos está disminuyendo drásticamente año tras año, tenemos una prueba matemática irrefutable de que el activo ha llegado al final de su vida útil. Con este dato, se puede justificar ante dirección que es más rentable reemplazar el equipo por uno nuevo que seguir invirtiendo en reparaciones continuas. Sin un historial digitalizado de cada activo, esta tendencia es invisible y se termina gastando más dinero en mantenimiento correctivo que en una renovación planificada.
3. Cumplimiento del Plan Preventivo (PMP)
El mantenimiento preventivo es la base de la longevidad de los activos y la seguridad de las instalaciones. Este KPI mide el porcentaje de órdenes de trabajo preventivas que se completaron dentro de la fecha programada en comparación con las que se planificaron.
Una tasa baja de cumplimiento preventivo es una señal de alarma grave para cualquier gestor. Significa que el departamento está desbordado por el trabajo correctivo, dedicando todos sus recursos a "apagar fuegos" y descuidando las tareas de conservación necesarias. A largo plazo, esto genera un círculo vicioso peligroso: al no realizar el mantenimiento preventivo, aumentan las averías inesperadas, lo que consume más recursos de emergencia y deja aún menos tiempo para el preventivo. Un sistema GMAO alerta a los gestores cuando este ratio cae por debajo de los niveles aceptables, permitiendo reasignar recursos o subcontratar apoyo antes de que el sistema colapse por falta de mantenimiento.
4. Coste Total de Propiedad (TCO) por Activo
¿Cuánto cuesta realmente mantener una farola específica, un contenedor soterrado o un vehículo de la flota municipal? A menudo, las organizaciones solo consideran el coste de adquisición inicial. Sin embargo, el coste de mantenimiento acumulado a lo largo de diez o quince años puede superar con creces el precio de compra original.
Un software de gestión avanzado permite imputar automáticamente a cada activo los costes de mano de obra (basado en las horas registradas por el técnico y su tarifa) y los materiales utilizados en cada intervención. Esto permite generar informes financieros precisos y detectar "activos tóxicos" o "limones" que consumen una parte desproporcionada del presupuesto de mantenimiento debido a defectos de fábrica o mala instalación. Esta información es un activo valioso a la hora de negociar garantías con proveedores o planificar los presupuestos operativos del año siguiente.
5. Backlog de Mantenimiento
El Backlog mide la acumulación de trabajo pendiente; es decir, todas aquellas órdenes de trabajo que han sido aprobadas y son necesarias, pero que aún no se han ejecutado por falta de recursos o tiempo. Se suele medir en horas-hombre. Por ejemplo, si tenemos un backlog de 200 horas y contamos con un equipo de 2 técnicos, sabemos que tenemos aproximadamente 2,5 semanas de trabajo acumulado sin aceptar nuevas tareas.
Monitorizar el backlog es esencial para dimensionar correctamente la plantilla. Si la gráfica del backlog crece constantemente mes a mes, es una señal inequívoca de que el departamento necesita contratar más personal o subcontratar servicios externos para absorber la carga de trabajo. Por el contrario, si disminuye demasiado, podríamos tener personal ocioso. Mantener el backlog en un nivel estable y saludable es clave para la eficiencia financiera y operativa, evitando tanto el estrés laboral como el despilfarro de recursos.
Hacia una cultura de gestión objetiva