En el mundo de la gestión de activos y el mantenimiento, existe un enemigo silencioso que devora presupuestos y genera riesgos legales sin que nadie lo note a simple vista. No hablamos de averías catastróficas ni de tormentas, hablamos del Inventario Fantasma.
Se estima que en empresas con una gran dispersión de activos (como municipios, empresas de aguas, telecomunicaciones o energía), entre el 10% y el 30% de los datos del inventario no coinciden con la realidad. Activos que constan en libros pero que ya no existen, y equipos que están operando en la calle pero que nadie tiene registrados.
¿Cómo es posible perder el rastro de una farola, un transformador o una válvula? Y lo más importante, ¿cómo nos ayuda la tecnología GIS a solucionar este caos?
¿Qué es un "Activo Fantasma"?
Un activo fantasma (o ghost asset) es cualquier bien que aparece en tu registro contable o en tu software de mantenimiento (GMAO/ERP) pero que es físicamente imposible de localizar.
Las causas son variadas, pero casi siempre humanas:
- Se retiró un equipo averiado y se olvidó dar de baja en el sistema.
- Se instaló un elemento nuevo durante una urgencia y nunca se registró la alta.
- El activo existe, pero se ha movido de ubicación sin actualizar la ficha.
El problema opuesto son los "Activos Zombie": equipos que están funcionando, consumiendo energía y requiriendo mantenimiento, pero que no existen en el sistema. Si se rompen, no hay plan para arreglarlos; si causan un accidente, la responsabilidad legal es una pesadilla.
El coste real de no saber lo que tienes
Mantener un inventario desactualizado no es solo un problema administrativo, es un agujero financiero:
- Gastos en Mantenimiento Inexistente: Se generan órdenes de trabajo preventivas para equipos que ya no están. El técnico viaja hasta el lugar, no encuentra nada y vuelve. Has pagado horas y combustible para nada.
- Compras Innecesarias: Compras repuestos para máquinas que ya se desguazaron hace años.
- Impuestos y Seguros: Estás pagando primas de seguro e impuestos municipales por activos que ya no posees.
- Riesgo de Cumplimiento: En sectores regulados, no tener localizados todos los activos críticos puede acarrear multas millonarias.
Excel no sirve para auditar la realidad
El problema de fondo es la herramienta. Intentar controlar miles de activos distribuidos geográficamente mediante listados de Excel o bases de datos alfanuméricas es ineficiente.
Un nombre en una celda ("Contenedor C-405 – Calle Mayor") es un acto de fe. No te da contexto ni prueba de existencia. Aquí es donde entra en juego el GMAO GIS (Gestión de Mantenimiento con Geolocalización).
La Solución: Auditoría Visual y Geolocalizada
Herramientas como Maptainer cambian el paradigma: "Si no está en el mapa, no existe; y si está en el mapa, debe estar en la calle".
Al volcar tu inventario sobre un mapa satelital, la auditoría se vuelve visual e intuitiva. Estas son las claves para eliminar el inventario fantasma usando GIS:
1. Censo sobre el terreno (App Móvil) La forma más rápida de limpiar el inventario es dotar a los técnicos de una app móvil conectada al GMAO. Cuando un técnico está frente a un activo, puede georreferenciar su posición GPS exacta con un clic, subir una foto actual y validar su estado. Esto actualiza la base de datos central en tiempo real.
2. Detección de duplicados por proximidad En una base de datos clásica, es difícil saber si "Farola Plaza Norte" y "Luminaria Pz Norte" son lo mismo. En un mapa, si ves dos puntos superpuestos en las mismas coordenadas, sabes inmediatamente que tienes un duplicado en tu inventario.
3. Trazabilidad de movimientos Para activos móviles (como contenedores de residuos o generadores), el GIS es vital. Saber dónde se dejó el activo por última vez evita que se pierda en el olvido tras finalizar una obra o evento.
4. Mantenimiento de la información Cada vez que se realiza una Orden de Trabajo (OT), el sistema puede obligar al operario a confirmar que la ubicación del activo es correcta. Así, tu inventario se "auto-audita" cada día con la propia actividad de mantenimiento, sin necesidad de campañas de inventario masivas y costosas anuales.
Tener un inventario fiable es la base de cualquier estrategia de mantenimiento inteligente. No puedes mantener lo que no sabes que tienes, y no puedes optimizar lo que no sabes dónde está.
Dar el salto a un software GMAO basado en mapas (GIS) no solo limpia tus datos, sino que te da la tranquilidad de saber que tu realidad física y tu realidad digital son, por fin, la misma.